Regina Petrushenko är normingenjör och bor för tillfället i Vilnius, Litauen, och jobbar på distans därifrån. Utifrån sina erfarenheter av distansarbete har hon skrivit fram sex tips till hur du som jobbar i team på distans kan skapa en gemenskap över avståndet! Håller du som läsare med? Vad för tips saknas?
Hur skapar du gemensamhet i ett projekt, där arbetet sker online, och kanske till och med från olika länder? Dagens arbetsklimat är mer globaliserat än någonsin, och det är inte ovanligt att ha kollegor i en annan stad eller land. Kruxet är att fikaraster eller fysiska träffar inte längre fungerar som häftmassa för att hålla ihop gruppen, utan istället måste man förlita sig på andra saker, som bra internetuppkoppling och bara vetskapen om att man jobbar på detta tillsammans trots avstånden. Men det finns sätt att göra mer för gemenskapen!
1. Situera varandra
I början av projektet, se till att ta reda på vart alla befinner sig och skapa en riktig bild av hur det är där. Hur är vädret? Vad talar man för språk? Vart på kartan ligger det? Under projektets gång kanske man kan skicka bilder på sin arbetsplats eller landskapet utanför. Det hjälper så mycket med att komma närmare kollegorna.
2. Stark teamledare OCH gemensamt ansvar
En teamledare kan få gemenskap att bära eller brista. Viktigt är att hen pratar på ett språk alla förstår (eller ser till att det finns översättning), skickar ut information så alla får samma, inkluderar alla i de planerade aktiviteterna. Samtidigt behöver det finnas ett gensvar från kollegorna så att inte hela ansvaret landar på teamledaren.
3. Pålitlighet skapar trygghet och gemenskap
Eftersom man inte ser varandra varje dag, och kanske inte känner varandra så bra, så blir det extra viktigt att man kan känna tillit. Några riktlinjer är att allt man pratar om stannar i mötet om man inte kommit överens om att sprida det, att hålla deadlines, att kommunicera tydligt om man inte förstår eller inte håller med om något, att dyka upp i tid på onlinemöten, att vara närvarande där man ska. På avstånd är det annars väldigt lätt att tappa kontakten eller tappa kollen på vad andra i projektet gör, vilket kan leda i värsta fall till att man börjar bilda sig en negativ uppfattning.
4. Bra kamera, bra ljus
En viktig del av att både situera varandra, lära känna varandra och känna att man är ett team är att kunna se varandra ordentligt. Rent fysiskt är det bäst att ha på kameran, torka av kameralinsen, sätta sig vid ett fönster eller tänd lampa för att få bra ljus, och ha kameran i en höjd som inte bara visar taket. Det kan låta som självklarheter, men många tror att det räcker med att man är närvarande på mötet, när resultatet egentligen blir bäst om man också visar att man är både närvarande och ordentligt synlig för andra.
5. Väl vald plattform
Asynkroniserat arbete betyder att man jobbar tillsammans, men inte alltid samtidigt. Kollegor kanske har olika tidszoner och scheman, då underlättar det verkligen om man väljer rätt plattform! Det ska vara enkelt att logga in, lägga in material, och kolla vart projektet är på väg. Det borde också vara enkelt att kontakta varandra. Det finns inte ett svar på vilken plattform som är bäst för alla, men den plattform man väljer kommer påverka hur samarbetet ser ut.
6. Gemenskap skapas utifrån gemensamma mål
Att ha ett gemensamt mål att sträva efter som kommuniceras och repeteras hjälper också till att skapa känslan av en grupp, en gemenskap som blir kvar även när onlinemötet är slut. Det blir en gemenskap som strävar mot samma sak, vilket gör att det är viktigt att alla har samma målbild och vet vad resultatet ska bli.
Och till slut, så behöver man komma ihåg att det kan krävas mer ansträngning för att det ska bli en vi-känsla på distans, även om det är fullt möjligt. Kanske fortsätter man vara internet-bekanta långt efter att projektet är slut? Det är bara ni som sätter gränserna!
Just nu är vi några från Add Gender som jobbar på det NIKK-finansierade projektet ”New masculinities in the Nordics”. Vi parter är från Sverige, Norge, Danmark och Estland, och det blir spännande att se vart projektet kommer att landa.
